Vrijwel alle schoolbesturen willen beleidsrijk begroten. Ongeveer de helft doet het. Dit stuk gaat over de post die daarbij het vaakst wordt overgeslagen, en over de reden waarom hij elk najaar opnieuw wordt overgeschreven in plaats van uitgerekend.
Ergens in september valt de mail. De directeur bedrijfsvoering vraagt om de ICT-begroting voor het nieuwe jaar. Binnen een dag staat er een map op Teams. Begroting 2027. Erin één bestand, dat vorig jaar nog Begroting 2026 definitief v4 heette.
Dan begint het. Rondvragen bij leveranciers. Een contract dat niemand kan vinden en dat uiteindelijk als bijlage in een oude mailbox blijkt te zitten. Overleg over de vraag of dat ene project nu in dit of in volgend jaar valt. Geschat waar de gegevens ontbreken. Een kolom die twee weken later opnieuw wordt ingevuld, omdat iemand zich herinnert dat de leerlingprognose is bijgesteld.
Ik zie het elk najaar. Bij verschillende stichtingen, met verschillende mensen, in verschillende systemen. Steeds dezelfde dans.
En elk jaar valt me hetzelfde ding op.
Er wordt bijna nooit in de boekhouding gekeken.
Dat is geen slordigheid van de mensen die het werk doen. Het heeft meestal een van twee redenen. Of de ICT-collega’s hebben geen toegang tot het financiële pakket. Of ze hebben die toegang wel, maar het pakket is gebouwd voor controllers en zij zijn geen controller, dus ze openen het één keer, klikken drie schermen diep en gaan terug naar de plek waar ze wél kunnen werken.
Die plek is de begroting van vorig jaar.
Zo ontstaat een cyclus die niemand heeft bedacht en die iedereen in stand houdt. De begroting voor volgend jaar is gebaseerd op de begroting van dit jaar, die was gebaseerd op die van vorig jaar. Ergens onderin die stapel zit een schatting die ooit ergens op sloeg. Wat er in werkelijkheid is uitgegeven, is nooit teruggelegd naast wat er was begroot.
Vraag aan het einde van het jaar hoeveel er werkelijk aan ICT is uitgegeven, en je krijgt een getal uit het grootboek. Vraag waar het verschil met de begroting vandaan komt, en je krijgt een project.
Dit is mijn vak, en toch gaat dit stuk niet over geld. Het gaat over iets waar ik al jaren over schrijf: digitalisering is zelden het probleem, de onuitgesproken keuzes zijn dat wel. Hier zit de onuitgesproken keuze in een spreadsheet die elk jaar wordt gedupliceerd door mensen die niet bij de cijfers kunnen die ze nodig hebben. De afdeling die voor de hele stichting de systemen beheert waarin alles wordt vastgelegd, legt haar eigen begroting vast in een kopie.
In juni van dit jaar publiceerde de Inspectie van het Onderwijs het rapport Sturen op beleidsrijk begroten. Een stelselonderzoek onder besturen in po, vo, so en mbo, met een respons van 260 van de 376 aangeschreven besturen.
Beleidsrijk begroten betekent dat je beleidskeuzes en middelen aan elkaar koppelt en dat die koppeling zichtbaar is in de meerjarenbegroting. Vrijwel alle besturen vinden dat wenselijk. Ongeveer de helft doet het. Iets meer dan de helft heeft er een proces voor ingericht, vier op de tien hebben het ook daadwerkelijk vastgelegd in een verantwoordingsdocument.
Twee bevindingen zijn voor ons vak belangrijker dan die percentages.
De eerste: beleidsrijk begroten gaat volgens de Inspectie over álle middelen, niet alleen over geld. Personeel, leermiddelen en gebouwen horen er net zo goed in. Veel besturen blijken zich daar niet van bewust. Leermiddelen zijn in 2026 grotendeels digitaal, met de devices, licenties en voorzieningen die daaraan vastzitten. Die post staat dus gewoon in scope.
De tweede is de bevinding waar ik sindsdien over nadenk. Een aanzienlijk deel van de besturen zondert bepaalde posten uít van het beleidsrijke deel, omdat ze die maar beperkt stuurbaar vinden. Het gaat om twee soorten. Incidentele posten, zoals subsidies die geoormerkt zijn en pas laat in het jaar bekend worden. En juist de vaste posten, zoals personeelslasten.
En daar is de ICT-begroting het schoolvoorbeeld van. Licenties, abonnementen, beheercontracten, afschrijvingen. Vaste posten, jaar in jaar uit, doorgerold met een indexatie erover. Een post die met een percentage wordt doorgerold, is per definitie niet beleidsrijk. Er zit geen keuze in. Er zit een rekenmachine in. En er komt een post bij met precies dezelfde vorm, want AI gedraagt zich als een voorziening en niet als een applicatie: iets wat je blijft exploiteren, en dus blijft betalen.
Nog één ding uit dat rapport, en dat is de reden dat ik erover schrijf. Tussen de sectoren waren nauwelijks verschillen, op één uitzondering na: vo-respondenten gaven relatief minder vaak aan dat hun bestuur beleidsrijk begroot. De Inspectie en de klankbordgroep zagen weinig aanleiding om daarop in te zoomen. Ik werk in het vo. Ik zoom er wel op in.
Er zit waarheid in dat woord onstuurbaar. Contracten lopen. Apparaten staan er en gaan niet vanzelf weg. Uitgegeven geld komt niet terug. Wie doet alsof een ICT-begroting elk jaar opnieuw op nul kan beginnen, heeft nooit een migratie meegemaakt.
Maar zonder inzicht weet je niet welk deel van die post écht vastligt en welk deel alleen maar nooit is herzien. Dat verschil is niet klein. Dat verschil is het hele gesprek.
Een licentie waarvan de looptijd nog twee jaar doorloopt: vast. Een licentie die stilzwijgend verlengt en waar sinds de aanschaf niemand meer naar de gebruikscijfers heeft gekeken: dat is geen vaste post, dat is een besluit uit 2021 dat nooit meer is opengemaakt. Een vervangingsronde die op de planning staat: vast. Een vervangingsronde waarvan niemand weet in welk jaar hij valt, omdat de aanschafdata nergens als gegeven staan: dat is geen vaste post, dat is een verrassing die zich als vaste post voordoet.
De omkering die ik voorstel is deze. Voordat je een post onstuurbaar noemt, kijk je of hij ooit is gemeten. In de praktijk blijkt onstuurbaar bijna altijd ongemeten. En ongemeten is oplosbaar.
Wat daarvoor nodig is, is opvallend prozaïsch. Een contractregister, met per contract de looptijd, de opzegtermijn, de indexatieclausule en de vraag of het bedrag met het leerlingaantal meebeweegt. Een middelenregister, waarin apparaat, aanschafjaar, afschrijvingstermijn en vervangingsjaar aan elkaar hangen. Een vastgelegde verdeelsleutel per school, zodat de discussie over doorbelasting één keer wordt gevoerd in plaats van elk najaar opnieuw. En een projectportfolio met een meerjarige kasstroom.
Liggen die vier er, dan is de ICT-begroting geen project meer maar een afgeleide. Liggen ze er niet, dan kost hij elk jaar weer een najaar.
De Inspectie koppelt beleidsrijk begroten aan de meerjarenbegroting, en dat is geen formaliteit.
Binnen één begrotingsjaar kun je een keuze niet zien. Een vervangingsronde uitstellen ziet er in het eerste jaar uit als zuinigheid. Pas in het derde jaar wordt zichtbaar dat het uitstel was, en dan komt hij terug als een piek die in geen enkel eerder document stond. Veel stichtingen hebben in korte tijd grote aantallen devices tegelijk aangeschaft, deels met incidenteel geld. Die apparaten worden ook tegelijk oud. En wie eigenaar is van die devices en wie de vervanging betaalt, ligt lang niet overal vast.
Zonder tijdas kun je zuinig niet van uitgesteld onderscheiden. En precies dat onderscheid is wat een beleidsrijke begroting hoort te laten zien.
Als ik het moet samenvatten, kom ik uit op drie dingen die alle drie aanwezig moeten zijn.
Inzicht in wat er nu werkelijk is en werkelijk kost. Plannen die verder reiken dan het eerstvolgende jaar. En een gesprek waarin iemand hardop zegt: deze euro gaat hierheen en daarom niet daarheen.
Inzicht maal plannen maal gesprek. Alleen inzicht geeft een keurige administratie, alleen plannen geeft ambities met een stelpost, inzicht en plannen zonder gesprek geven een document dat niets stuurt, en alle drie samen geven beleidsrijk begroten.
Het zijn geen optelbare factoren. Ze werken als een vermenigvuldiging. Perfect inzicht zonder plannen levert een keurige administratie op en geen beleid. Prachtige plannen zonder kostenbeeld leveren ambities met een stelpost. En allebei op orde, zonder het gesprek, levert een document op dat klopt en niets stuurt. Valt er één weg, dan blijft er niets over. Die derde factor is geen bijzaak: digitalisering in het onderwijs is vooral organisatiewerk, en dat geldt ook voor het begroten ervan.
Let wel op wat inzicht hier precies doet. Het bepaalt niet de kwáliteit van de keuze. Het bepaalt hoevéél van de begroting überhaupt in aanmerking komt om een keuze te worden. Dat is de kern van wat de Inspectie constateert: wat je niet in beeld hebt, verklaar je onstuurbaar, en daarmee is het het ook geworden.
Een begroting wordt niet beleidsrijk door er beleid bij te schrijven. Hij wordt beleidsrijk doordat je genoeg weet om te kunnen kiezen.
De Inspectie houdt op dit punt stimulerend toezicht. Beleidsrijk begroten is niet in de wet verankerd, er volgen geen herstelopdrachten. Wel kondigt de Inspectie aan haar verwachtingen te gaan verduidelijken, en het onderwerp komt terug in het vierjaarlijks bestuursonderzoek.
Er is dus geen stok. Er is alleen een goed argument. Dat maakt het een keuze, en daarmee precies het soort onderwerp waar dit stuk over gaat.
Als je hier iets van herkent, en je wilt weten hoe die vier registers er bij jullie vandaag voor staan: dat is een inventarisatie van een paar dagen en een gesprek dat daarna een stuk concreter wordt. Ik denk er graag over mee.
De map van volgend jaar bestaat nog niet.
Het bestand dat erin komt te staan, bestaat al.
Bron: Inspectie van het Onderwijs, Sturen op beleidsrijk begroten, stelselonderzoek po, vo, so en mbo, juni 2026.
De ICT-begroting is het schoolvoorbeeld van een vaste post: licenties, abonnementen, afschrijvingen, elk jaar doorgerold met een indexatie. De Inspectie constateert dat besturen juist zulke posten uitzonderen van beleidsrijk begroten omdat ze die onstuurbaar vinden. Maar onstuurbaar blijkt in de praktijk bijna altijd ongemeten.
Vier dingen, en ze bestaan allemaal al. Je hoeft er niets voor te bouwen.
Vraag daarbij niet om een eenmalig bestand maar om leestoegang of een maandelijkse export. Een eenmalige levering lost dit najaar op. Toegang lost het patroon op.
Inspectie van het Onderwijs, Sturen op beleidsrijk begroten, juni 2026. Een stelselonderzoek in po, vo, so en mbo, uitgezet via het internetschooldossier aan het begin van schooljaar 2025/2026. Van de 376 aangeschreven besturen reageerden er 260. Ruim driekwart van de respondenten was bestuurder; de rest schoolleider, onderwijsdirecteur, controller of staflid. De sectorraden dachten mee over de vraagstelling en leverden een klankbordgroep voor de duiding.
De definitie die de Inspectie hanteert: de financiële consequenties van beleidskeuzes worden verwerkt in de meerjarenbegroting, en inhoudelijke onderwijsdoelen zijn leidend bij het maken van financiële keuzes. Bestedingen zijn daarbij niet alleen geld, maar ook de inzet van personeel, leermiddelen en gebouwen.
De VO-raad biedt via de VO-academie een thematraject aan waarin bestuurder, schoolleider en financial hierover met elkaar in gesprek gaan.
Het rapport is te downloaden via onderwijsinspectie.nl en de VO-raad vatte de uitkomsten samen in een nieuwsbericht.
Contractregister. Leverancier, product, ingangsdatum, looptijd, opzegtermijn, indexatieclausule, prijsgrondslag (vast bedrag of per leerling), en wie binnen de organisatie eigenaar is van het contract. Het veld dat het vaakst ontbreekt is de opzegtermijn, en dat is precies het veld dat bepaalt of je nog een keuze hebt.
Middelenregister. Apparaat, aantal, aanschafjaar, aanschafwaarde, afschrijvingstermijn, berekend vervangingsjaar, en de school of kostenplaats. Uit dit register rolt de vervangingsplanning vanzelf. Zonder dit register is elke vervangingsronde een incident.
Verdeelsleutel. Per centrale kostenpost vastgelegd: welke grondslag (leerlingaantal, fte, gelijk deel per school), en in welk jaar die grondslag voor het laatst is vastgesteld. Dat laatste veld voorkomt dat de discussie elk najaar opnieuw begint.
Projectportfolio. Project, doel, looptijd, kasstroom per jaar, het moment waarop een besluit nodig is, en de opdrachtgever. Let op de kasstroom per jaar: projecten houden zich zelden aan de jaargrens, en juist dat maakt ze in een enkeljarige begroting onzichtbaar.
Begin met wat er al is. Een register dat voor tachtig procent klopt en wordt bijgehouden, is meer waard dan een perfect register dat één keer is gevuld.
De bekostiging in het voortgezet onderwijs loopt per kalenderjaar, sinds de vereenvoudigde bekostiging van 1 januari 2022. Het bedrag voor een kalenderjaar wordt bepaald door het aantal leerlingen op de teldatum van 1 oktober in het jaar daarvoor.
Het onderwijs zelf loopt op schooljaar. Formatie, rooster, contracten en leerlingstromen landen op 1 augustus.
Vandaar de dubbele ronde: in het najaar wordt het geld voor het kalenderjaar vastgesteld, in het voorjaar de formatie voor het schooljaar. Die naad tussen twee klokken kun je niet wegorganiseren.
Wat wel opvalt: het zijn strikt genomen geen twee begrotingen. Het is één begroting en één formatieplan, die grotendeels dezelfde kosten beschrijven in twee verschillende eenheden, in twee verschillende systemen, door twee verschillende afdelingen.
Als het antwoord op één van deze drie een onderzoek vergt in plaats van een verwijzing, weet je waar je begint.