Een docent heet in het leerlingvolgsysteem zelden bij naam. Hij heet JNS, of VDB. Een lettercode van drie letters, ooit bedacht volgens de regels van de eigen school. Niemand zag daar een keuze in.
Tot twee scholen hun omgevingen gingen samenvoegen. Wie op beide scholen werkt, wordt op die afkorting samengevoegd tot één persoon. Bij de voorbereiding bleken 23 afkortingen aan beide kanten te bestaan, telkens van twee verschillende mensen. Zonder ingreep waren die collega’s in het systeem met z’n tweeën één medewerker geworden. Drieëntwintig keer.
Niemand had iets fout gedaan. De afkorting leek een detail en bleek een identiteit.
Dat patroon zie ik bij bijna elk bestuur waar het leerlingvolgsysteem begint te schuren. De leerlingadministratie kent de regels en lost elke uitzondering zelf op. Applicatiebeheer ziet de gevolgen aankomen en heeft geen mandaat om ze te voorkomen. De docent merkt dat het systeem is ingericht zonder dat iemand aan zijn les dacht. Iedereen voelt zich verantwoordelijk. Niemand voert de regie.
En dan valt, meestal na een lastige week, de bekende vraag: moeten we dit niet centraal organiseren? Begrijpelijk. Alleen komt die vraag bijna altijd te vroeg. Wie met de structuur begint, slaat de vraag over die eronder ligt.
Wie beslist hier over wat, en op grond van welke afweging?
In de samenvoeging die ik op dit moment begeleid, legde de stuurgroep het uitgangspunt in één zin vast: centraliseren waar brondata, koppelingen, identiteit en beheerbaarheid dat vereisen, en ruimte laten waar de eigenheid van een school dat aantoonbaar vraagt.
Uitgewerkt werd dat een korte lijst met de beheertabellen die voor alle scholen gelijk worden, van rollen en rechten tot het zorgvierkant. De rest blijft van de vestiging. Doet een school niets, dan werkt ze na de samenvoeging zoals daarvoor. Die lijst is geen technisch document. Het is een bestuurlijk besluit, en zonder dat besluit begint er geen bouwfase.
Centraal of decentraal was daarmee geen startpunt meer. Het werd de uitkomst van keuzes die iemand hardop had gemaakt.
Over die verschuiving, van verantwoordelijkheid naar regie, schreef ik het e-boek Van onrust naar regie. Het gaat over applicatiebeheer, leerlingadministratie en de onderwijspraktijk, en over vier bouwblokken die keuzes zichtbaar maken zonder reorganisatie. Elk hoofdstuk sluit af met een werkvorm voor bestuur, MT of regieoverleg, en achterin zit een praatplaat om op tafel te leggen. De voorbeelden komen uit de samenvoeging hierboven.
Een blauwdruk is het niet. Daarvoor verschillen besturen te veel in schaal en geschiedenis. Het helpt je wel om het gesprek te voeren voordat de onrust je ertoe dwingt.
Download het e-boek (pdf, gratis)
Welke keuze in jullie leerlingvolgsysteem is de afgelopen maand genomen zonder dat iemand wist dat het een keuze was?
Volgende stap. Herken je de onrust en wil je sparren over waar jullie instappen? Plan een gratis kennismaking van 45 minuten.
Lees ook. AI is geen applicatie: AI-infrastructuur in het onderwijs en Onstuurbaar of nooit gemeten: beleidsrijk begroten en de ICT-begroting.
Ik gebruik cookies om te zien welke pagina's gelezen worden en om video's te kunnen tonen. Je kiest zelf; je keuze wordt een jaar onthouden.