Vier scholen, vier ICT-omgevingen. Op de ene school mailde iedereen via Google, op de tweede via GroupWise, de derde draaide nog Exchange 2010 en de vierde had een eigen Office 365-omgeving. Na de fusie tot Stichting VO Zeeuws-Vlaanderen moest daar in driekwart jaar één omgeving van worden, voor ruim 5.200 gebruikers op zeven locaties.
De techniek was niet het grootste probleem. Er was nog geen hechte ICT-organisatie, er was weinig ervaring met complexe projecten, en een kleine groep mensen moest het doen terwijl het onderwijs druk was met de eigen onderwijsplannen. Het programma kreeg de naam Digitaal SAMEN 1. Die naam was een opdracht.
In dit programmaverhaal vertellen bestuursleden Piet de Witte en Steven van Nispen hoe ze het aanpakten. En hoe het daarna verderging.
Piet de Witte vertelt: “Er moest vanwege een scholenfusie en wens tot nauwe samenwerking één ICT-infrastructuur (omgeving) komen. De ‘ombouw’ van 4 separate omgevingen naar 1 beschouwde het bestuur als een complex en risicovol project, waarvoor een deskundige projectleider gewenst was.” Steven van Nispen vult aan: “Enerzijds hadden we te maken met verschillen in de ‘harde’ kant, zoals programmatuur en organisatie van bedrijfsactiviteiten (zelf doen / uitbesteden) en anderzijds met verschillen in de ‘zachte’ kant, zoals werkwijze, routines en meer culturele aspecten.”
Voordat er één server werd vervangen, legden projectleden, klankbordgroep en bestuur in november en december 2018 zeven architectuurprincipes vast. Iedere ICT-oplossing werd daar vooraf aan getoetst. Standaard boven maatwerk. Centraal beheerd. Eén waarheid: gegevens één keer vastleggen en via koppelingen delen. En als eerste principe: iedereen moet overal, op ieder moment en op ieder apparaat veilige toegang hebben tot de ICT-diensten waar hij of zij recht op heeft.
Die principes maakten keuzes bespreekbaar. Office 365 werd het productiviteitsplatform voor alle scholen, de virtuele werkplekken gingen eruit, en de volgorde lag vast: eerst de belangrijkste architectuurbeslissingen, pas daarna de details.
Digitaal SAMEN 1 liep in vier fasen, van verkenning tot uitvoering, met negen projecten die allemaal in elkaar grepen: platform en servers, het bedrade en draadloze netwerk, persoonlijke devices, devices in de klas, Office 365 en de werkplek, één Magister, de keuze en inrichting van een elektronische leeromgeving, de helpdesk en een nieuw roosterprogramma. Uitgangspunt was een efficiënte, samengebrachte ICT-omgeving waar individuele scholen hun eigenheid in kunnen blijven tonen.
De programmagebieden en ICT-domeinen. Met dank aan Kennisnet.
In 2018 bestond het Normenkader IBP FO nog niet. Veiligheid zat wel in de architectuur. Eén inlog voor iedereen, op alle scholen hetzelfde, met persoonlijke accounts voor leerlingen, docenten en ondersteunend personeel. Een omgeving die centraal en op afstand wordt gemonitord en beheerd. En nieuwe afspraken met de leveranciers die de omgeving mee beheren. Wie vandaag aan het Normenkader werkt, herkent die bouwstenen: identiteit, toegang en grip op je leveranciers. Zes jaar later zou VO Zeeuws-Vlaanderen daar zelf op voortbouwen.
In het programmaplan stond een zin die ik sindsdien in elk programma herhaal: een ICT-project is alleen geslaagd als de gebruikers tevreden gebruikers worden van de veranderde applicaties. Adoptie kreeg daarom evenveel aandacht als techniek, met nieuwsbrieven, train-de-trainer voor de nieuwe leeromgeving en een ICT-team dat zelf ook moest samensmelten. Medewerkers die altijd per school hadden gewerkt, werden één team.
“De samenwerking verloopt zoals gehoopt”, geeft Piet de Witte aan. “Met een sterk analytisch vermogen (ook inzake personeel!) en goed gestuurd op planning en kwaliteit. Paul heeft de betrokken mensen goed meegenomen in het proces met veranderingen van positie en rol. Hij is sterk in communicatie en structuur, waardoor iedereen bij kon blijven en zich eigenaar kon voelen van de (deel-)opdracht.”
Bij de livegang rond de zomer van 2019 gingen de vervanging van domein, netwerk, switches en wifi vrijwel onopgemerkt voorbij. De overstap naar Office 365 verliep soepel, met weinig ondersteuningsvragen. De samenvoeging van de vier Magister-databases liep minder soepel. Die kon pas laat in juli definitief worden, en daar hingen de leeromgeving, het rooster en de inlog aan vast. De combinatie van ICT-projecten met de start van het schooljaar, verhuizingen en onderwijsvernieuwing hadden we onderschat.
De les uit de terugblik staat nog steeds: veel plannen van scholen hebben een ICT-component. Onderwijs en ICT moeten daarom strak met elkaar overleggen. Alles moet passen.
“Paul Ossewold is erin geslaagd”, zo vertelt Steven van Nispen, “om tijdens het selectieproces een heldere presentatie te verzorgen en ons voldoende vertrouwen te geven dat hij door middel van de juiste processtappen en integrale aanpak de taak tot een goed einde kon brengen.”
“De aanpak met Paul verloopt super. Paul is toegankelijk en kan de specifieke materie op een voor directieleden en bestuurders toegankelijke en begrijpelijke manier goed verwoorden. Daarnaast is Paul kritisch en benoemt waar nodig de succesfactoren en risico’s van de projecten, zodat bijsturing kan plaatsvinden”, aldus Steven van Nispen.
Piet de Witte zegt: “Paul biedt door zijn aanpak vertrouwen en ontzorgt de bestuurder. Prettig om mee samen te werken.” Steven van Nispen vult aan: “Paul is iemand met overzicht, een integrale aanpak (hard en zacht) en een heldere communicatie.”
In mijn memo bij de afsluiting schreef ik dat de echte verandering later volgt. Als het ICT-huis op orde is, kan ICT zich richten op advies en vernieuwing van het onderwijs in plaats van op kabels en verbindingen. Dat vraagt een informatiebeleid, van data naar besluit. Het vraagt keuzes over devices, want hoe meer verschillende apparaten, hoe lastiger het beheer. En het vraagt ruimte voor ICT’ers om te blijven leren: een goede systeembeheerder wordt steeds meer een goede cloudbeheerder.
Aan het eind van Digitaal SAMEN 1 een vraag om advies. Wat geeft Piet de Witte mee aan een bestuur met een vergelijkbare uitdaging?
“Neem Paul goed mee in de beginfase van het traject om te kunnen profiteren van zijn visie en ervaring. Blijf goed sparren over de rol in de aanpalende gebieden (dergelijke projecten kennen niet overal en altijd heldere afbakeningen) en ondersteun als bestuurder goed in de opdrachtstelling en besluitvorming.”
Mijn samenwerking met VO Zeeuws-Vlaanderen stopte niet na Digitaal SAMEN 1. Er volgden vervolgprojecten, coaching en een ICT-beleidsplan. En in 2024 begon het programma Samen Digitaal Veilig(er): de invoering van het Normenkader IBP FO, met mij als programmamanager.
Het werd bewust geen ICT-project. Elk domein kreeg een eigenaar in de lijn: het bestuur voor strategie en beleid, bedrijfsvoering voor bedrijfscontinuïteit en fysieke beveiliging, ICT voor incident-, problem- en changemanagement en HR voor veiligheidsbewustzijn. Een kerngroep en een werkgroep IBP bewaakten de samenhang, met informatiebeveiliging en privacy in één programma.
In het eerste jaar werden het IBP-beleidsplan en het privacybeleid vastgesteld en de rollen vastgelegd. Er kwam een crisisteam voor cyberincidenten, een phishingcampagne van HR, ICT en communicatie samen, en een werkwijze voor pre-DPIA’s bij nieuwe gegevensverwerkingen. Het trainingsaanbod voor medewerkers werd gekoppeld aan DigComp en DigCompEdu, zodat veiligheidsbewustzijn en digitale vaardigheid samen optrekken.
De evaluatie van het eerste jaar kreeg als titel: een marathon, geen sprint. Informatiebeveiliging en privacy zijn van iedereen, en dat vraagt betrokkenheid van elke school. Bij de afronding van mijn opdracht lag er een plan van aanpak tot 2030, met een volledige zelfevaluatie als volgende stap.
Ook een marathon begint met de eerste kilometer. Wil je weten waar jouw bestuur staat? Begin met een nulmeting.
Samenwerken, samen verantwoordelijkheid dragen, eigen initiatief nemen, ruimte scheppen om te experimenteren, soms durven en mogen falen en zeker niet het minst belangrijk: continu leren en jezelf ontwikkelen. Allemaal aspecten die bijdragen aan een cultuur van vernieuwing.
De start van St. VO Zeeuws-Vlaanderen met links Piet de Witte en rechts Steven van Nispen.
Uitgangspunt is een efficiënte, samengebrachte ICT-omgeving waar individuele scholen hun eigenheid in kunnen blijven tonen.
Paul biedt door zijn aanpak vertrouwen en ontzorgt de bestuurder. Prettig om mee samen te werken. Piet de Witte, bestuursvoorzitter St. VO Zeeuws-Vlaanderen
Paul biedt door zijn aanpak vertrouwen en ontzorgt de bestuurder. Prettig om mee samen te werken.
Piet de Witte, bestuursvoorzitter St. VO Zeeuws-Vlaanderen
Plan een gratis kennismaking van 45 minuten
Ik gebruik cookies om te zien welke pagina's gelezen worden en om video's te kunnen tonen. Je kiest zelf; je keuze wordt een jaar onthouden.