We’ve seen two years’ worth of digital transformation in two months. From remote teamwork and learning, to sales and customer service, to critical cloud infrastructure and security – we are working alongside customers every day to help them adapt and stay open for business in a world of remote everything.

Satya Nadella, CEO van Microsoft

Veel organisaties hebben de laatste tijd noodgedwongen grote digitale sprongen gemaakt. ICT-voorzieningen zijn opgezet en ingericht voor de thuiswerkers, het onderwijs en de handel. De basis is er, maar als je denkt dat je er nu bent dan heb je het mis.

Terug naar de oude situatie of herpositioneren?

Er zijn organisaties die met de versoepeling van de RIVM-voorschriften het liefst weer teruggaan naar de oude situatie, naar hoe het eerst was. En er zijn bedrijven die zich herpositioneren, naar de 1,5 metersamenleving kijken en doorgroeien. Al tijdens, maar ook na de coronacrisis. Enkele voorbeelden die mij opvallen van hoe bedrijven omgaan met deze coronatijd:

• Mijn vaste kapper sloot zijn kapsalon, nog voordat het verplicht was. De post stapelde zich de afgelopen maanden op achter de glazen toegangsdeur en er was geen teken van leven. Toen de kapperszaken maandag 11 mei weer open mochten, hing die vrijdag ervoor een briefje op de deur: “wij gaan weer open”. Na een week belde ik voor een afspraak (er is geen digitaal reserveringssysteem), maar niemand nam op. Ook niet na meerdere keren bellen. Het was te druk in de kapsalon om de telefoon op te nemen. Uiteindelijk heb ik bij een andere kapper een online reservering gedaan.

• Een bar bij mij in de buurt, sloot uiteindelijk ook verplicht zijn deuren. Maar ze begonnen direct met verbouwen. Zij zagen in wat de implicaties zouden zijn van de 1,5 metersamenleving en dat ze hun bar daarop moesten inrichten. Het terras is ook opnieuw georganiseerd; deze bar is klaar voor de toekomst.

• Ook het onderwijs kijkt vooruit en puzzelt. De ene school wil terug naar hoe het was, maar dan iets aangepast: de helft van de kinderen krijgt klassikaal les en de andere helft volgt de les online. Andere scholen zien dat deze situatie nog wel één of twee jaar kan duren en laten hun oude onderwijsmodel los. Docenten werken samen aan de beste oplossing voor hun leerlingen en stemmen hun lessen op elkaar af. De één richt zich op de klassikale les geschiedenis met volledige aandacht voor de kinderen die fysiek aanwezig zijn; de ander richt zich op de digitale les geschiedenis en focust op de kinderen thuis. Zo krijgen beide groepen de juiste aandacht.

We zagen het al in eerdere crises, bijvoorbeeld die van 2008. Organisaties die hun bedrijfsmodel aanpasten, investeerden in andere markten en veranderden naar de mogelijkheden die ze nog wel hadden om zaken te doen. Juist die bedrijven kwamen goed uit de crisis. Anderen die dat niet deden, haalden vaak niet eens het einde van de crisis.

Kleine investering, grote stappen

Gaan we terug naar zoals het was? Ik hoop toch echt serieus niet dat we weer allemaal ‘s ochtends in de file aansluiten om op tijd bij de eerste teamvergadering te zijn? Of ‘s avonds allemaal weer gelijktijdig naar huis, omdat een werkdag nu eenmaal van 9 tot 5 duurt? Daar hebben we nu toch genoeg alternatieven voor kunnen verkennen?!

Bekijk eens wat jouw organisatie nú nodig heeft om te bouwen op de (geforceerde) digitalisering die de afgelopen tijd heeft plaatsgevonden. Zijn er werkprocessen die aangepast moeten worden? Wat kun je nog meer digitaliseren? Dat klinkt als een kostbare investering, maar er zijn met kleine stappen al grote winsten te behalen:

Ik werk voor een organisatie aan een opdracht om twee facturatiesystemen met elkaar te vergelijken, zodat mijn klant één pakket kan uitfaseren. Ik vroeg een financiële medewerker naar de facturen, de kosten van de systemen. Hij gaf aan dat hij dat kon natrekken, maar dan moest hij de facturen uit het archief opdiepen, deze scannen en dan met mij delen. Terwijl ik weet dat deze organisatie een geautomatiseerd financieel systeem heeft. Hier wordt dus nog niet optimaal gebruik van gemaakt.

Laagdrempelige stappen zijn ook te maken op het gebied van leiderschap en visie. Waarschijnlijk is het vanwege de crisis nodig om je huidige visie te herijken. Of denk aan mens en cultuur. Nu veel medewerkers thuiswerken, hoe houd je hen betrokken en gemotiveerd? Deze onderwerpen vragen geen grote investeringen, maar wel uitgebreid aandacht.

Conclusie: de coronacrisis biedt kansen

Waar kies jij voor? Blijf je op je handen zitten? Of richt je je op die veranderende wereld en zorg je dat de basis op orde is, zodat je verder kunt groeien? Een ding is zeker: blijven doen wat je al deed, is risicovol. Mijn advies is: maak een pas op de plaats. Kijk waar je nu staat in jouw digitale transformatie en waar je graag naartoe wilt. Veel organisaties zijn nu goed gepositioneerd om die volgende stappen te zetten.