ICT-fusie VO-Walcheren: zo pak je in 11 projecten de regie terug

De ICT-fusie VO-Walcheren begon eerder dan de fusie zelf. Toen CSW en Mondia Scholengroep samen verdergingen, was ICT het enige vakgebied dat al een eind op streek was. Terwijl de organisatie zelf nog moest landen, zaten Bert Vriens, Jeroen Verheul, Marcel van de Wege en ik al om de tafel om te bekijken wat er moest gebeuren. Dat vroege begin bleek bepalend.
In dit klantverhaal vertellen bestuurder Dennis Roobeek, manager bedrijfsvoering Eric Koopmans en ICT’er en projectleider Jeroen Verheul over een programma waarin de school stap voor stap de regie terugpakte. Want een ICT-fusie raakt veel meer dan techniek. Het is ook een programma dat nog niet klaar is: de echte livegang volgt na de zomer, als alle nieuwe accounts en laptops in gebruik worden genomen.

Beginnen voordat de fusie landt

De meeste fusies beginnen bij de cijfers en de structuur. ICT komt dan later wel. Op Walcheren ging het andersom. “ICT was eigenlijk het enige vakgebied waar al een soort paraplu over de twee besturen heen lag”, vertelt Dennis Roobeek, sinds 2024 bestuurder bij CSW. “Bij financiën of personeel moest dat allemaal nog ontstaan. Dat we ICT naar voren hebben getrokken, hebben we goed gedaan. Je hebt die tijd gewoon nodig. Ook nu we gefuseerd zijn, zijn we eigenlijk nog steeds aan het integreren.”

Jeroen Verheul herkent dat moment. “Op het moment dat de fusie organisatorisch echt landt, heb je al snel een half jaar tot een jaar aan voorbereiding nodig. Ik ben hartstikke blij dat we zo vroeg zijn begonnen. Daardoor lopen we nu vóór op de feiten, in plaats van er continu achteraan.” Dat de organisatie eromheen in die fase nog afwachtend was, vond hij geen reden om te wachten. “Absoluut niet. Anders waren we te laat geweest.”

De regie terugpakken

Dit is het hart van de ICT-fusie VO-Walcheren. CSW en Mondia hadden hun beheer jarenlang volledig uitbesteed. Dat was ooit een bewuste, bestuurlijke keuze: zo min mogelijk in eigen huis. Maar het had een prijs. “Als je een partij het beheer geeft die je niet meeneemt in de groei, dan blijf je vasthouden aan wat er is”, zegt Jeroen. “En bij een school moet je vaak juist direct kunnen schakelen.”

OP EEN RIJ:

VO-Walcheren is ontstaan uit de fusie van CSW, Mondia Scholengroep, ISK Walcheren en TNV Goes.
Ruim 5.000 leerlingen en meer dan 650 medewerkers, verspreid over de scholen op Walcheren.
Eén programma, elf projecten: van serverloze school en Microsoft 365 tot identiteitsbeheer, netwerk en een nieuw intranet.
Technische uitvoering grotendeels samen met partner SPEYK.
Met projecthulp van onder andere TWS Networks, Zermelo en TOPdesk.
Start van de voorbereiding eind 2024, kick-off in het najaar van 2025, livegang na de zomer van 2026.
Kern van de reis: van volledig uitbesteed beheer naar regie in eigen huis.

In de voorbereiding lieten de leveranciers tijdens hun presentaties zien dat het ook anders kon. Dat opende ogen, vertelt Eric Koopmans. “Bert en Jeroen zaten bijna vast in de gedachte dat het nu eenmaal zo werkt: je besteedt het uit, want dat doet iedereen. Door die presentaties zagen ze dat er een andere manier is. Het wegbewegen van die volledige uitbesteding is een hele wijze beslissing geweest.”

In plaats van het beheer opnieuw volledig uit te besteden, koos VO-Walcheren voor SPEYK als partner die het team door de projecten heen ondersteunt, met de regie nadrukkelijk in eigen huis. Zo worden de werkplekken bijvoorbeeld voortaan zelf ingericht en beheerd via Microsoft Intune.

Jeroen Verheul

ICT’er en projectleider

“Ik dacht altijd dat we als school afhankelijk waren van een beheerpartij, omdat we het zelf niet konden. Dat blijkt helemaal niet zo te zijn. Met alles wat nu in de cloud staat, heb je geen traditioneel beheer met vijftig servers meer nodig. Daardoor kun je veel meer zelf doen en de regie in eigen hand houden.”

Voor Jeroen werd dit de belangrijkste les van het hele traject. Tegelijk veranderde het werk zelf van karakter. “Met alles wat nu in de cloud staat, heb je geen traditioneel beheer met vijftig servers meer nodig. Het beheer neemt af. Maar er komt ook iets bij, bijvoorbeeld security en het normenkader. Daar kun je je aandacht nu juist op leggen.”

Het programma koos daarom niet voor één grote aanbesteding, maar voor het opknippen in projecten. “Scholen zijn bang dat ze boven de aanbestedingsgrens uitkomen en kiezen daarom al snel voor één Europese aanbesteding”, legt Jeroen uit. “Terwijl je projecten prima los van elkaar kunt trekken en apart kunt uitvragen. Dan houd je zelf de regie, ook richting verschillende leveranciers.”

Niet de techniek, maar de mensen

Vraag Jeroen naar het spannendste onderdeel en hij wijst niet naar de techniek. “Systeemtechnisch en migratietechnisch had ik wel ervaring. Het lastigste is om alle mensen mee te krijgen. We zijn in één klap verdubbeld in aantal leerlingen en medewerkers.”

Eric ziet dat van een afstand en legt de vinger op een gevoelige plek. “Vanaf de zijlijn is het makkelijk zeggen: als we toch bezig zijn, kan dat er ook nog wel bij. Maar dan vergeet je de impact op de mensen die het echt moeten doen. We verbouwen met de winkel open, met grotendeels dezelfde club die de winkel ook open houdt. Voor een deel betekent dat gewoon dubbele uren, zelfs in de vakanties.”

Toch is juist daar voor Eric de grootste winst geboekt. Niet in een systeem, maar in een team. “Bij een fusie zie je vaak dat partijen tegenover elkaar komen te staan. Hier sloeg de ICT-afdeling meteen de handen ineen. Ik noem dat team binnen onze organisatie als voorbeeld: als de rest van de afdelingen zó gaat samenwerken, dan komen we er wel.” En in dat samengaan komen mensen naar boven. “Je ziet medewerkers in hun kracht komen”, vult Dennis aan. “Als je zo’n traject start, poppen er mensen op waarvan je het hoopte, maar niet zeker wist. Die overstijgen zichzelf. Dat is mooi om te zien.”

Onderwijs in de lead, heldere kaders vooraf

Een terugkerend thema in de gesprekken is sturing. Voor Eric is de scheidslijn helder. “De uitvoering ligt bij de bedrijfsvoering, de ICT-afdeling valt daaronder. Maar in de basis is dit een onderwijskundig programma. Onderwijs is onze business, wij zijn daaraan faciliterend. De keuzes horen vanuit het onderwijs te komen.”

Daar hoort lef bij om besluiten te laten gelden. “Je besluit met z’n allen”, zegt Eric. “En als dat besluit eenmaal genomen is, kan een losse school niet alsnog zijn eigen weg kiezen. Dat schuurt soms, maar dan moet je het vooraf duidelijk maken, niet halverwege.” Datzelfde geldt voor geld. “Stel vooraf vast wat je hieraan wilt uitgeven en hoever je mag oprekken als het tegenzit. Dan stuur je op je kaders, en niet op de verrassingen die van boven of van onderaf komen. Blijf je binnen dat financiële kader, dan interesseert het mij niet of je het in beeldschermen steekt of in mensen.”

Dennis legt de lat daar als bestuurder bewust hoog. “In mijn ogen is bijna elke organisatie tegenwoordig een ICT-organisatie. Een bank, een verzekeraar, en eigenlijk zou een onderwijsinstelling dat ook moeten zijn. ICT is geen ondersteuning meer áán het onderwijs. Het is een essentieel onderdeel van het onderwijsproces én van het management daarvan.”

Wat de ICT-fusie VO-Walcheren nu al oplevert

De echte livegang moet nog komen, maar het programma werpt al vruchten af. Voor Dennis zit de winst vooral in grip. “In het begin hadden we als bestuur geen enkel zicht. Iemand kon me wel vertellen dat hij bezig was met een inkoop of een netwerkprobleem, maar ik miste het overzicht. Nu weet ik waar we naartoe gaan, wat de status is en hoe de samenhang is. We hebben een IBP-plan en weten dat we tot 2030 de tijd hebben. We hebben in elk geval een looproute, en dat is als bestuurder fijn om te weten.”

Op de werkvloer staat er een omgeving anno 2026, waarin het Normenkader IBP al bij het ontwerp wordt meegenomen. Jeroen: “We zijn compliant aan het bouwen, zoals het hoort. Twee gescheiden omgevingen zijn nu één uniform systeem, met een nieuw intranet (DigiPlein) als startpunt.” En soms zit de winst in iets kleins en zichtbaars. “Ik hoor weinig geklaag”, zegt Eric. “De nieuwe laptops zijn geruisloos uitgereikt, en inmiddels zijn mensen er zo aan gehecht dat ze hem niet meer willen inleveren. Juist dat ze hem dagelijks gebruiken, is voor mij het bewijs dat we het goed hebben aangepakt.”

Wat er nog komt

Eerlijk is eerlijk: het programma is niet af. De komende zomer worden alle machines opnieuw ingespoeld en naar de nieuwe omgeving overgezet. Alle gebouwen worden langsgelopen om de registraties van apparatuur op orde te krijgen. Het netwerk wordt verder beveiligd en gesegmenteerd, en daarna volgen onderwerpen als Teams-telefonie en de samenvoeging van de leerlingadministratie. “Beheerstechnisch valt het straks wel mee”, verwacht Jeroen. “Maar alle gebruikers dezelfde lijn en werkwijze meegeven, dat vind ik nog wel het spannendste.”

Ook een grote vraag is bewust uitgesteld: wie gaat straks wat beheren? Die knoop wordt pas doorgehakt als de omgeving echt staat. “Je kunt nu geen reden geven en zeggen: dít moet je beheren”, legt Eric uit. “Er komen nog dingen bij en er vallen dingen af. Pas als alles loopt, kun je bepalen welke delen je zelf doet en welke je extern belegt. Het zou kunnen dat we het toch volledig bij SPEYK beleggen, ook al kost dat iets meer. Of dat het juist een goed moment is om dat opnieuw uit te vragen. Maar dat besluit forceer je niet.”

En verder vooruit ligt een grotere ambitie, die Dennis als bestuurder scherp voor ogen heeft. “De besturing van de organisatie kan nog veel beter. De grootste kostenpost in het onderwijs is de inzet van uren, en bijna niemand stopt energie in het ontsluiten van die informatie. Daar wil ik naartoe: dat we vanuit onze data echt richtingen kunnen bepalen, in plaats van achter de feiten aanlopen.” Voor zo’n droom moet je nu al beginnen na te denken over informatiemanagement, en dat gebeurt.

Dennis Roobeek

Bestuurder VO-Walcheren

“In het onderwijs leven nog oude denkbeelden uit de jaren 80 en 90, dat ICT ondersteunend is áán het onderwijs. Dat is het allang niet meer. Bijna elke organisatie is tegenwoordig een ICT-organisatie, en eigenlijk zou een onderwijsinstelling dat ook moeten zijn. ICT is een essentieel onderdeel van het onderwijsproces én van het management daarvan.”

Tips voor besturen die nog moeten beginnen

De ICT-fusie VO-Walcheren leverde Dennis, Eric en Jeroen een aantal lessen op. Wat geven zij mee aan een schoolbestuur dat voor eenzelfde traject staat?

Begin samen en begin vroeg. Start het ICT-proces als twee besturen al vóór de fusiedatum, met een stuurgroep en een externe die het namens beide besturen trekt. Je hebt die voorbereiding gewoon nodig.
Doe een brede nulmeting. Niet alleen op het IBP, maar ook op de kwaliteiten van je mensen en op de stand van de ICT in de hele organisatie. “Daar hadden wij in het begin nog iets meer aandacht aan mogen geven”, erkent Dennis.
Pak de regie terug. Bekijk welke zaken je gaat aanraken, verdeel dat in projecten en vraag op die basis partners uit die je kunnen ondersteunen. Bij een volledige aanbesteding ben je veel minder in controle.
Maak de moeilijke keuzes vroeg. Leg vast hoe de organisatie er nu uitziet en daag de leverancier uit daarop in te spelen. Een keuze die je vroeg maakt, hoef je later niet terug te draaien.
Stel heldere financiële en onderwijskundige kaders. Zet onderwijs in de lead, bepaal vooraf je budget en je marge, en houd je aan de besluiten die je samen neemt.
Zorg voor een programmamanager die het overzicht houdt. “Met de winkel open verlies je soms de grip”, zegt Jeroen. “Dan is het fijn dat iemand alle bolletjes weer op tafel legt en alvast de volgende stap bij het bestuur belegt.”

Over die laatste rol is Eric het meest uitgesproken. “Het is goed om iemand van buiten te hebben die het hele speelveld ziet, ook waar het schuurt op plekken die wij intern niet zien. Iemand die de vinger op de zere plek durft te leggen, omdat zijn belang anders is. Maar uiteindelijk moeten we het zelf kunnen. Als het huis staat, krijgen we gewoon de sleutel.”

En zo voelt het ook. De fanfare moet nog komen, ergens na de zomer, als de nieuwe omgeving voor iedereen opengaat. Maar het huis staat overeind, de regie ligt weer op Walcheren, en het team dat het draagt is er klaar voor.

Benieuwd hoe zo’n aanpak er voor jouw organisatie uitziet? Lees meer over mijn aanpak.

Neem contact op