Mijn Blog
Nieuws21 november 2025

ICT-fusie & onderwijs: veel meer dan techniek

Door Paul Ossewold

Inleiding

Een fusie in het onderwijs begint bijna nooit bij ICT. En toch bepaalt ICT — vaak stilletjes, maar onmiskenbaar — hoe succesvol twee organisaties werkelijk in elkaar kunnen groeien.

Besturen spreken uiteraard eerst over koers, cultuur en onderwijskwaliteit. Over identiteit, inclusie, financiën, strategische keuzes en personele gevolgen. Pas later komt de vraag: “Hoe brengen we onze digitale werelden eigenlijk samen?” Dat is het moment waarop iedereen ontdekt dat ICT niet naast de fusie loopt, maar er dwars doorheen.

Want elk proces, elke rol, elke samenwerking en elke schooldag raakt aan technologie. Roosters, lesmateriaal, administraties, communicatie, veiligheid, samenwerking, planning, gegevensdeling: alles rust op digitale fundamenten die vaak jaren apart van elkaar ontwikkeld zijn. Twee verschillende ritmes, twee verschillende culturen, twee verschillende manieren van denken over eigenaarschap en veiligheid.

Juist daarom vraagt een ICT-fusie niet alleen om techniek, maar om verbeeldingskracht, structuur, vertrouwen en menselijk tempo. Het is een traject waarin professionals van beide organisaties samen leren bouwen, onderzoeken, beslissen, testen en uiteindelijk starten in een omgeving die echt nieuw voelt.

De vraag die veel bestuurders mij stellen, is steeds dezelfde: “Hoe ziet zo’n ICT-fusie er in de praktijk uit? Welke stappen horen daarbij? En hoe zorgen we dat ons onderwijs blijft doorgaan terwijl we alles opnieuw inrichten?”

Het antwoord ligt in een zorgvuldig opgebouwde fasering. Niet als strak schema, maar als logisch groeiend proces dat aansluit bij de realiteit van het onderwijs. Een proces waarin techniek en organisatie elkaar versterken, in plaats van frustreren.

In de komende hoofdstukken neem ik je stap voor stap mee door de zeven fasen die ik in de praktijk steeds opnieuw zie terugkomen — van visie tot nazorg. Niet als theorie, maar als doorleefde praktijk: wat werkt, waar spanning zit, waar kansen liggen en hoe je als bestuur grip houdt op een traject dat vaak groter wordt dan je vooraf kunt zien.

Laten we beginnen bij het begin: richting vinden.

Fase 1 — Richting vinden: van twee werelden naar één verhaal

Elke fusie begint met een eenvoudig maar ontzaglijk belangrijk besef: twee organisaties die samen verder willen, moeten eerst begrijpen wie ze zijn — en wat ze samen willen worden.

In de eerste gesprekken gaat het daarom nooit over systemen, migraties of deadlines. Het gaat over verwachtingen, zorgen, overtuigingen en overtuigingskracht. Over wat mensen belangrijk vinden, waar hun trots zit, waar ze spanning voelen en waar ze kansen zien.

Scholen vormen hun digitale wereld namelijk niet op basis van techniek, maar op basis van gewoontes. Hoe een team samenwerkt. Hoe veilig men wil zijn. Hoeveel ruimte docenten voelen om zelf te kiezen. Hoe strak processen zijn ingericht of hoeveel vrijheid er juist is. Die cultuurverschillen zie je pas echt als je samen naar ICT gaat kijken.

Daarom begint fase 1 altijd met het verhelderen van de identiteit achter de techniek.

We onderzoeken hoe beide organisaties nu werken en wat ze verwachten van de nieuwe situatie. Niet alleen in technische zin (“welke systemen gebruiken we?”), maar vooral in menselijk perspectief: Wat betekent dit voor onze docenten? Voor onze leerlingen? Voor onze zorgprofessionals? Voor het stafbureau? Je merkt al snel dat ICT in een fusie veel meer is dan een randvoorwaarde. Het is een spiegel van hoe je als organisatie samenwerkt en keuzes maakt.

In deze fase ontstaat er langzaam een gezamenlijke taal. Bestuurders die eerst vooral wilden “harmoniseren” ontdekken dat harmoniseren pas werkt als je begrijpt wat de onderliggende waarden zijn. ICT-teams die gewend waren hun eigen koers te varen, ontdekken dat collega’s dezelfde vragen hebben — alleen vanuit een ander vertrekpunt.

Er zit altijd een moment in deze fase waarop de puzzel lucht krijgt: wanneer teams elkaar niet alleen vertellen wat ze doen, maar waarom ze het zo doen. Dat is het moment waarop er ruimte komt voor richting.

Vanuit dat gedeelde begrip ontstaat een eerste schets van de toekomstige omgeving. Geen blauwdruk of ontwerp, maar een richtinggevend toekomstbeeld dat houvast geeft: hoe veilig, hoe wendbaar, hoe uniform en hoe professioneel willen we samen worden?

Deze fase vormt het fundament van de hele fusie. Want zonder gedeelde richting worden latere keuzes technische discussies. Met gedeelde richting worden het stappen op weg naar een gezamenlijk doel.

En precies dat maakt fase 1 zo waardevol: het brengt twee werelden bij elkaar tot één verhaal — een verhaal dat de rest van het traject draagt.

Fase 2 — Van visie naar programma: structuur zonder verstarring

Wanneer de richting helder wordt, ontstaat er iets bijzonders: rust. Rust omdat iedereen voelt waar het heen gaat, maar ook beweging — omdat er eindelijk ruimte is om na te denken over hoe we daar gaan komen.

Dit is het punt waarop een fusie zichtbaar kantelt van denken naar doen. Visie wordt werk. Verwachtingen worden keuzes. En keuzes worden projecten.

Toch is deze fase niet de fase van de spreadsheet, maar van de structuur die lucht geeft. Want een fusieprogramma in het onderwijs moet niet strak, maar werkbaar zijn. Het moet aansluiten bij toetsweken, vakanties, de druk op ICT-teams, de vragen van docenten en de cycli van schoolontwikkeling. Daarom bouw je het programma niet als een technische puzzel, maar als een routekaart die beide organisaties houvast geeft.

In dit stadium zie je iets moois ontstaan. Teams die eerst vooral naar hun eigen aanpak keken, ontdekken dat ze elkaar aanvullen. De ene organisatie heeft bijvoorbeeld sterke processen rondom informatiebeveiliging, de andere blinkt uit in werkplekontwerp of serviceorganisatie.
Door dit naast elkaar te leggen ontstaat er geen compromis, maar een samengestelde kracht.

Samen bepalen we welke deelprojecten nodig zijn. Niet omdat het moet, maar omdat ze logisch voortkomen uit de richting die in fase 1 is ontstaan. Vaak zijn dat herkenbare lijnen: werkplek, identity & access, beveiliging, koppelingen, cloud, adoptie, governance, serviceorganisatie.
Maar de echte waarde ontstaat in de manier waarop die lijnen met elkaar verbonden worden. Het programma wordt zo een architectuur van samenwerking, waarin:

  • interne en externe partijen precies weten wanneer ze aanhaken;
  • ICT-teams kunnen ademen in plaats van overbelast raken;
  • keuzes in samenhang zichtbaar blijven;
  • bestuurders grip houden, zonder te hoeven micromanagen;
  • iedereen voelt dat de fusie niet “over hen heen” gebeurt, maar met hen.

Veel bestuurders herkennen in deze fase een belangrijk inzicht: dat het ICT-fusietraject nooit één groot project is, maar een verzameling van samenhangende bewegingen. Bewegingen die je slim fasert, zodat het onderwijs continu door kan blijven draaien. En zo ontstaat het programma niet als een dik plan, maar als een levend geheel dat richting geeft, rust biedt en iedereen meeneemt in de stappen die volgen.

Vanuit die helderheid kunnen de teams door naar het moment waar de fusie echt concreet begint te worden: ontwerpen.

Fase 3 — Ontwerpen: waar principes veranderen in werkelijkheid

Wanneer het programma staat, ontstaat er een nieuw soort energie. Niet meer het strategische gesprek over richting, en ook nog niet de drukte van bouwen. Dit is de fase waarin we samen de vertaling maken van wens naar werkelijkheid.

In de ontwerpfase vallen de eerste puzzelstukken echt in elkaar. Je ziet hoe ontwerpprincipes, die eerder nog bijna filosofisch klonken, opeens een heel praktische betekenis krijgen. Wat betekent “één digitale werkomgeving” nu écht? Hoe ziet “gelaagde autorisatie” eruit als je met honderden medewerkers te maken hebt? Welke keuzes maak je rond Teams, bestanden en rechten — en waarom voelen die keuzes soms spannender dan technische migraties zelf?

In deze fase laat ICT zijn ware gezicht zien: niet als techniek, maar als werkwijze.

We zitten met projectteams om tafel — mensen die dagelijks de praktijk kennen: teamleiders, ICT’ers, applicatiebeheerders, administraties, conciërges, soms zelfs docenten. Want ontwerpen kun je alleen goed doen als je de praktijk meeneemt. Niet om alles dicht te timmeren, maar om keuzes te maken die echt werken. Wanneer twee organisaties samen ontwerpen, gebeuren er drie dingen.

Ten eerste komen verschillen aan het licht die eerder onzichtbaar waren. Niet omdat iemand iets verkeerd doet, maar omdat elke organisatie zijn digitale keuzes heeft gevormd rondom eigen gewoontes: de ene school volledig op SharePoint, de ander nog stevig leunend op lokale schijven; de ene organisatie streng in beheer, de andere juist flexibel; verschillende autorisatiemodellen, verschillende applicatiestromen.

Ten tweede ontstaat er herkenning. Omdat mensen opeens begrijpen waarom de ander het zo doet — en ontdekken dat veel dilemma’s gedeeld zijn.

En ten derde ontstaat er een gedeelde blauwdruk. Niet in één keer, niet lineair, maar in een ritme waarin inzichten zich opstapelen en keuzes steeds helderder worden.

Concrete ontwerpen vloeien hieruit voort: ontwerpdocumenten voor de tenant, voor identity & access, voor werkplekken, voor zero trust, voor SharePoint- en Teams-structuur, voor koppelingen, voor de nieuwe serviceorganisatie, voor governance en verantwoordelijkheden. Deze documenten zijn geen bureaucratie. Ze zijn het eerste tastbare bewijs dat de nieuwe organisatie vorm krijgt.

Wat deze fase bijzonder maakt, is dat hij vaak meer vraagt van mensen dan van systemen. Het gaat om helderheid scheppen, nuance zoeken, toekomstdenken, het bespreekbaar maken van zorgen, en soms afscheid nemen van oude patronen.

En precies daarin vindt de echte fusie plaats. Nog voordat er één account is gemigreerd of één laptop opnieuw is ingelogd, ontstaat hier het besef: Wij bouwen samen aan iets dat groter is dan de optelsom van wat we hadden.

En dan, wanneer de blauwdruk stevig staat en iedereen de lijn begrijpt, breekt er een fase aan waarin alles tot leven komt: bouwen.

Fase 4 — Bouwen: waar de nieuwe organisatie vorm krijgt

De overgang van ontwerpen naar bouwen voelt altijd als het openen van een nieuwe deur. Tot nu toe hebben we vooral gesproken, onderzocht, getekend en doordacht. Maar zodra de bouwfase begint, verandert de energie — bijna tastbaar.

Dit is het moment waarop het abstracte concreet wordt. Waar ontwerpdocumenten geen plannen meer zijn, maar instructies. Waar keuzes niet langer theoretisch zijn, maar invloed hebben op het scherm dat morgen wordt opgestart, op de verbinding die overmorgen werkt, en op de accounts die volgende week live gaan.

In de bouwfase ontstaat de nieuwe organisatie niet op papier, maar in de praktijk. Je ziet ICT-teams van beide organisaties letterlijk naast elkaar staan:

  • een beheerder uit de ene stichting die devices enrolt samen met een collega uit de andere;
  • twee systeembeheerders die ineens ontdekken dat ze dezelfde workaround gebruiken;
  • projectleads die met leveranciers finetunen hoe de daadwerkelijke tenant-inrichting eruit moet zien;
  • onderwijsmedewerkers die spontaan meelopen omdat ze nieuwsgierig zijn naar ‘de nieuwe omgeving’.

Er is iets waardevols aan die dynamiek. Want bouwen gebeurt niet in een steriele omgeving. Het gebeurt met scholen die open zijn, met lessen die doorgaan, met docenten die afhankelijk zijn van een laptop die diezelfde ochtend nog werkt.

Daarom is deze fase nooit alleen technisch. Ze is menselijk, intensief en collaboratief. Een periode waarin:

  • teams samen routines ontwikkelen die ze later als vanzelfsprekend ervaren;
  • leveranciers onderdeel worden van het grotere verhaal in plaats van losse uitvoerders;
  • interne ICT-collega’s ontdekken dat ze, ondanks verschillende achtergronden, dezelfde taal spreken;
  • de nieuwe omgeving steeds meer voelt als “ons gezamenlijke werk” en minder als “een toekomstig project”.

Vaak ontstaat er in deze fase zelfs een soort stille trots. Niet uitgesproken, maar zichtbaar in hoe mensen hun werk oppakken: het zorgvuldige testen, het tweaken van instellingen tot ze kloppen, het besef dat elke stap bijdraagt aan de start van duizenden medewerkers en leerlingen straks.

Bouwen is ook het moment waarop alles samenkomt: Intune-profielen, netwerksegmentatie, migratie-instellingen, zero-trust-configuratie, koppelingen, identiteitssynchronisaties, SharePoint-inrichting, werkplekopbouw, trainingsmomenten voor ICT-teams.

En toch voelt het nooit als losse onderdelen. Eerder als één groot geheel dat stukje bij beetje stevig wordt — als een gebouw waarvan je de contouren al kent, maar waar nu eindelijk muren, deuren en ramen in worden gezet.

In de bouwfase gebeurt de echte fusie. Niet omdat systemen worden ingericht, maar omdat mensen samen eraan werken — en daar het nieuwe vertrouwen ontstaat dat nodig is om door te kunnen naar de volgende fase: het testen en voorbereiden op migratie.

Fase 5 — Testen en migreren: verhuizen met de winkel open

Er komt een moment waarop bouwen niet meer genoeg is. Je kunt nog zo’n doordacht ontwerp hebben en nog zo’n zorgvuldig ingerichte omgeving, maar de vraag blijft: werkt het ook als we het echt gaan gebruiken?

Dat is het begin van de test- en migratiefase. Een fase waarin alles wat we eerder hebben bedacht, gebouwd en besproken nu voor het eerst wordt blootgesteld aan de werkelijkheid van het onderwijs — met al zijn ritmes, pieken, ad-hoc momenten en onvoorspelbaarheid.

Migreren in een onderwijscontext is altijd bijzonder. Je verhuist niet van A naar B terwijl iedereen even pauze neemt. Je verhuist terwijl docenten voorbereiden, leerlingen inloggen, roostermakers schuiven, managementteams vergaderen, en alles simpelweg dóór moet. Het is verhuizen met de winkel open. En dat vraagt om een mix van precisie en souplesse.

In deze fase zie je hoe waardevol de samenwerking uit de eerdere fases is geweest.

  • Omdat niemand meer alleen werkt.
  • Omdat interne ICT-collega’s elkaar blindelings weten te vinden.
  • Omdat projectteams inmiddels gewend zijn om spanning weg te nemen in plaats van te vergroten.

Testmigraties worden uitgevoerd alsof het generale repetities zijn. De eerste batches accounts gaan over, groepen worden gesynchroniseerd, bestanden worden vergeleken, permissies aangepast. Een klein verschil in een was–wordt-lijst kan opeens een grote impact hebben, en juist dat maakt deze fase zo cruciaal: hier komt alles boven dat nog aandacht nodig heeft.

Het mooie is dat je in deze fase zelden verrast wordt door grote problemen. Niet omdat ze niet bestaan, maar omdat de voorbereiding zo stevig is dat elke ontdekking logisch voortkomt uit eerdere keuzes — en daardoor eenvoudig te duiden en op te lossen is.

Toch is dit ook de fase waarin mensen spanning voelen. Werkplekken worden voorbereid voor pilots, netwerken worden opnieuw ingericht, koppelingen worden omgezet. Iedereen weet dat de livegang nadert, en dat maakt deze periode intens. Niet chaotisch, maar geconcentreerd.

En precies daarom is deze fase zo betekenisvol: niet de techniek, maar het vertrouwen wordt getest.

Je ziet hoe medewerkers zich steeds meer vrij voelen om het nieuwe systeem vast te pakken. Hoe teams durven te oefenen in de nieuwe omgeving. Hoe de aankomende migratie niet langer voelt als “iets wat gaat gebeuren”, maar als iets waar iedereen onderdeel van is.

Op een bepaald moment ontstaat er rust. Een collectief gevoel dat we klaar zijn voor wat komt. Dat de nieuwe omgeving stevig staat, dat knelpunten adresserbaar zijn, en dat de organisatie niet alleen verhuist — maar samen verder groeit.

En dan breekt het moment aan waar alles op uitloopt: livegang.

Fase 6 — Livegang: het moment waarop alles samenkomt

De livegang is altijd een bijzonder moment. Niet omdat er een magische knop wordt omgezet, maar omdat maanden van voorbereiding, overleg, bouwen, testen en sleutelen ineens samenkomen in één dag — of in één zorgvuldig gekozen periode.

In veel trajecten begint de livegang al vóór de eerste inlog. Je merkt het aan de toon in de ICT-vergaderingen, aan de checklists die steeds korter worden, aan de stilte die valt wanneer iemand vraagt: “Zijn we er klaar voor?” Het antwoord komt zelden vol bravoure. Het komt meestal rustig, bijna ingehouden: “Ja… ja, we zijn er klaar voor.” En precies die rust zegt alles.

De eerste momenten van een livegang zijn vaak klein: een collega die voor het eerst inlogt, een apparaat dat naar de nieuwe omgeving wijst, een koppeling die op groen springt. Maar elk klein signaal voelt ineens groot, omdat het symbool staat voor de stap die de hele organisatie maakt.

Livegang binnen het onderwijs is uniek. Waar een vakantieperiode of net iets rustiger periode ten volle wordt benut migreren we accounts, werkplekken, Teams, bestanden, rechten, koppelingen… Het vraagt van iedereen een vorm van soepelheid die je alleen in het onderwijs lijkt te vinden. Tijdens de livegang zie je vaak dat de organisatie zichzelf overstijgt. ICT’ers die met een bijna rituele precisie problemen oplossen voordat iemand ze merkt. Docenten die elkaar helpen, leerlingen die elkaar de weg wijzen, ondersteunend personeel dat met humor en geduld de laatste onwennigheid wegneemt. Het is het soort samenwerking dat je niet kunt vragen — alleen maar kunt waarderen wanneer het gebeurt.

Ja, er gaan altijd kleine dingen mis.
Een werkplek die zichzelf nog een keer moet herstarten.
Een mailbox die niet direct synchroniseert.
Een groep die nét anders bleek te heten dan gedacht.

Maar dat hoort erbij. Wat telt, is hoe snel het wordt opgepakt, hoe helder er gecommuniceerd wordt, en hoe zichtbaar ICT aanwezig is om de organisatie door de eerste uren heen te begeleiden.

Er zit vaak een moment in de livegang dat bijna symbolisch voelt: het moment waarop een medewerker tegen een collega zegt:
“O, maar dat werkt nu juist makkelijker.” Het is een klein zinnetje, maar het is hét signaal dat alle maanden van werk zijn samengekomen tot iets dat echt waarde toevoegt.

En aan het einde van die dag, of die week, of die vakantie, hangt er een onverwachte stilte. Een soort gezamenlijke uitademing. Omdat iedereen voelt: we zijn door de opening heen. Niet dat alles af is, niet dat er geen werk meer komt, maar wel dat de organisatie in beweging is gekomen.
In de nieuwe omgeving, op het nieuwe fundament, met nieuwe mogelijkheden.

En dan begint de fase die minstens zo belangrijk is als alles ervoor: zorgen dat het landt.
Zorgen dat het nieuwe ook het nieuwe normaal wordt.

Fase 7 — Nazorg, afsluiting en evaluatie: waar de fusie écht landt

Wanneer de livegang achter de rug is, ontstaat er een nieuwe fase die vaak wordt onderschat — maar misschien wel het meest zegt over het succes van het hele traject. Niet omdat hier nog grote technische uitdagingen liggen, maar omdat de organisatie nu moet gaan leven met wat er is gebouwd.

De eerste weken na livegang zijn altijd bijzonder. Medewerkers stappen in een nieuwe omgeving die vertrouwd genoeg voelt om mee te werken, maar nog nieuw genoeg om vragen op te roepen. Docenten zoeken hun weg in Teams, administraties ontdekken nieuwe werkpatronen, ICT ziet waar de praktijk nét anders uitpakt dan de bouwtekeningen voorspelden. Het is een fase waarin de nieuwe omgeving niet alleen getest wordt, maar ook omarmd.

In deze periode staat nabijheid centraal. ICT-teams zijn zichtbaar, bereikbaar, geduldig en present. Niet in de rol van ‘brandweerman’, maar als gids. Ze nemen kleine onzekerheden weg, helpen bij eerste stappen, luisteren naar wat goed gaat en wat nog schuurt. En juist in die kleine momenten ontstaat het vertrouwen dat je nodig hebt voor een duurzame start.

Nazorg is niet het oplossen van incidenten, maar het verfijnen van de nieuwe werkelijkheid. Het is het aanscherpen van autorisaties waar dat logisch is, het bijstellen van instellingen die in de praktijk nét anders aanvoelen, het afronden van de laatste losse eindjes. Het is ook het moment waarop medewerkers ontdekken dat het nieuwe systeem hen niet tegenhoudt, maar ondersteunt.

En dan komt de evaluatie. Een reflectie die verder gaat dan “wat ging goed en wat kan beter”. Het is het moment waarop beide organisaties terugkijken en zien hoe ver ze samen zijn gekomen:
van twee technische landschappen naar één gedeelde digitale basis,
van twee ICT-teams naar één organisatie die elkaar kent,
van onzekerheid naar vertrouwen.

Er zit vaak een stil, maar helder moment in die evaluatie: het besef dat de fusie niet alleen is uitgevoerd, maar ook echt geland. Dat de nieuwe omgeving niet langer “het project” is, maar het dagelijkse gereedschap van een organisatie die zich klaar voelt voor de toekomst. En dát is misschien wel de mooiste conclusie van een ICT-fusietraject: het succes blijkt niet uit de migratiedatum, maar uit de rust die volgt.

Slotbeschouwing — Iedere fusie is anders, maar het patroon is herkenbaar

Geen twee fusies zijn hetzelfde. Dat is misschien wel de belangrijkste les die ik door de jaren heen heb geleerd.

Elke organisatie heeft zijn eigen geschiedenis, eigen ritme, eigen overlegcultuur, eigen technische keuzes, eigen gevoeligheden en eigen accenten. Sommige fusies beginnen met energie en ambitie, andere met zorg en terughoudendheid. Sommige vragen om veel technische vernieuwing, andere vooral om organisatorische helderheid. En soms is de grootste uitdaging niet de techniek, maar het tempo waarin mensen zich veilig genoeg voelen om mee te bewegen.

Toch zie ik in al die verschillen steeds hetzelfde onderliggende patroon terugkomen. Niet als een blauwdruk, maar als een soort natuurlijk verloop. Fusies ontwikkelen zich in fases — van richting naar structuur, van ontwerpen naar bouwen, van testen naar livegang, van nazorg naar rust. En juist dat patroon geeft houvast in een proces dat anders overweldigend zou kunnen worden.

Het is een ritme dat ik in verschillende organisaties, regio’s en besturen heb meegemaakt. Lang genoeg om te weten dat het werkt, maar nooit zo star dat het een kunstje wordt. Want iedere fusie vraagt opnieuw om luisteren, duiden, vertalen, verbinden en vooruit durven kijken.
En om een aanpak die past bij het onderwijs: zorgvuldig, realistisch, mensgericht.

Dat is ook de reden waarom ik dit verhaal heb opgeschreven. Niet om te zeggen “zo moet het”, maar om te laten zien hoe het kan — en hoe scholen en besturen grip kunnen houden op een van de meest complexe en betekenisvolle trajecten in hun organisatiegeschiedenis.

Als er één rode draad is die ik overal terugzie, is het deze: een goede ICT-fusie bouw je niet met techniek, maar met mensen.
Met gesprekken, inzicht, vertrouwen en een tempo dat past bij de realiteit van de scholen die elke dag gewoon open moeten.

En als je dát goed doet, ontstaat er iets moois. Een nieuwe organisatie die stevig staat, veilig werkt, soepel samenwerkt — en klaar is voor de toekomst die je samen voor ogen hebt.