Er lag een plan. Een extern bureau had voor Stichting IRIS CVO een IT-bestemmingsplan geschreven, gebouwd op de visie ‘Het Leren van Morgen’. Wat er nog niet lag, was de weg van papier naar de scholen. Daarvoor begon ik in oktober 2019 als programmamanager bij IRIS: zeven middelbare scholen, ongeveer 840 medewerkers en meer dan 7.300 leerlingen.
Vijf maanden later gingen de scholen dicht. Corona maakte van een programma voor geleidelijke verandering een programma waarin alles tegelijk moest.
In dit programmaverhaal vertellen Truus Vaes, voorzitter van het College van Bestuur, en Heleen Jaspers, hoofd Bedrijfsvoering & ICT, over de stappen die IRIS zette. Ik bleef tot 2024 aan IRIS verbonden, en in 2023 kreeg het programma een vervolg.
Ik ben begonnen met het IT-bestemmingsplan en met gesprekken op alle scholen over hun IT-behoeften. Daaruit kwam een projectenkalender met twaalf thema’s, van de rol van de ICT-onderwijsgroep tot security en de serverloze school. Eén uitgangspunt lag vooraf vast: ieder project wordt uitgevoerd door een interne medewerker, ondersteund door externe kennis en begeleiding. De tijd die intern beschikbaar was, bepaalde het tempo. Zo bleef het rustig in de organisatie en kon iedereen meekomen.
“We hebben een aantal jaren hard gewerkt om onze visie op papier te krijgen en hierin staat onderwijsvernieuwing centraal”, vertelt Truus Vaes. “Hieruit rolde ook een IT-bestemmingsplan om nieuwe ontwikkelingen in het onderwijs te implementeren en te faciliteren. Daar hadden we wel iemand voor nodig met de juiste expertise om dat plan ook uit te voeren bij Stichting IRIS.”
“Via LinkedIn kwamen we bij Paul terecht”, gaat Vaes verder. “Zijn ‘taal’ sprak ons aan, hij dacht echt mee vanuit onze vraagstukken en hij heeft ervaring in het onderwijs, inclusief tevreden referenten. Paul is met een kritische blik door het bestaande plan gegaan en heeft samen met de scholen de vertaling gemaakt naar een implementatieplan: ons Doe IT Samen-programma, waarvan Paul de coördinatie en projectleiding op zich nam.”
“Enkele jaren geleden zijn we gestart met het op orde brengen van de IT-basis”, vult Heleen Jaspers aan. “Met het Doe IT Samen-programma maakte Stichting IRIS de volgende stap op het gebied van slimme IT-toepassingen, volledig gedreven door waar de scholen en het onderwijs behoefte aan hebben. Dit vertaalde zich in verschillende deelprojecten rondom beveiliging, leerlingadministratie en IT-dienstverlening.”
De focus van ICT bij IRIS kreeg één woord: regie. Directe dienstverlening zo dicht mogelijk bij de scholen, en alleen centraal wat echt gezamenlijk is: digitale veiligheid, netwerk en servers, de productiviteitssuite en de inkoop van ICT-middelen. De ICT’ers op de scholen werden de eerste lijn. De specialisten werden vrijgespeeld voor hun eigenlijke werk. En TOPdesk ging zichtbaar maken welke vragen er werden gesteld.
“Ook coaching van de ICT-coördinatoren was onderdeel van de werkzaamheden van Paul”, vertelt Jaspers. “De ICT-coördinatoren zijn geen onderdeel van het IT-team, maar komen vanuit het onderwijs. Dat is voor ons belangrijk, want IT is meer dan kabels en stekkers en speelt een grote rol in het onderwijs en de vernieuwing daarvan. Maar we willen innoveren vanuit de leerling en niet vanuit een technisch oogpunt. Paul heeft onze ICT-coördinatoren geactiveerd en begeleid, zodat zij o.a. de megaklus van het afstandsonderwijs konden waarmaken.”
Samen met de ICT-onderwijsgroep maakten we een profiel van de ICT-coördinator. De vraag erachter: hoe help je docenten om steeds beter digitaal onderwijs te geven, en wat kunnen de coördinatoren daarin voor elkaar betekenen?
“Paul haalt informatie op en verbindt”, vult Vaes aan. “Hij blijft in gesprek met de scholen en onze interne klant is ontzettend belangrijk voor de richting die wij willen gaan. Juist de input van onze mensen vanuit het onderwijs, zoals van de ICT-coördinatoren, is voor Stichting IRIS leidend om te bepalen wat we gaan doen om verder te komen.”
Op 12 maart 2020 lag er een ICT-advies voor lesgeven op afstand. In de weken daarna volgde de ene statusupdate na de andere, want elke dag bracht nieuwe vragen.
“De impact van corona op het onderwijs was natuurlijk enorm”, zegt Vaes. “Onze scholen werden gesloten en het onderwijs moest ineens via Microsoft Teams op afstand plaatsvinden. Docenten die normaal voor de klas stonden, werden gedwongen om ineens digitaal les te geven. Het was belangrijk om die digitale kennis met elkaar te delen, daarom hielpen de early adopters docenten die meer moeite hadden met deze digitalisering. Ook organiseerden we kennissessies.”
“We hebben een enorme beweging gemaakt om te zorgen dat afstandsonderwijs van de grond kwam en daar ben ik erg trots op”, aldus Vaes. “Het Doe IT Samen-programma kreeg vleugels. Paul voert niet alleen strikt uit wat op papier staat, maar bekijkt in een nieuwe situatie, zoals de coronacrisis, welke stappen prioriteit hebben.”
“Wat we hebben neergezet is natuurlijk een teamprestatie, waarin de ICT-coördinatoren, de IT-medewerkers op de scholen, maar zeker ook Paul een belangrijke rol hebben gespeeld”, gaat Jaspers verder. “Ouders waren zeer tevreden over onze manier van handelen en dat onze scholen zo vlot digitaal les konden geven. Nu zijn de scholen gelukkig weer geopend, maar kunnen we wel die hybride vorm van lesgeven aanbieden wanneer een leerling of docent bijvoorbeeld in quarantaine moet.”
Veiligheid was een van de twaalf thema’s in de projectenkalender, met een penetratietest en de vraag of IRIS een eigen security officer nodig had. Daarnaast kwam identity & access management op de agenda. Dat begon niet bij een groot systeem, maar bij de vraag wie welke applicatie gebruikt en welke rechten daarbij horen.
Aan het begin van schooljaar 2020-2021 stonden vrijwel alle klassenteams in Microsoft Teams automatisch klaar, en de vaksecties verhuisden hun bestanden naar een eigen Team.
“Ieder deelproject loopt op schema of is door de coronacrisis zelfs veel sneller gegaan”, vertelt Vaes. “Nieuwe vormen van communicatie zijn ontstaan, laatst sprak een van onze rectoren 450 ouders toe via een webinar. Ook de scholen zijn zeer tevreden hoe de ICT-dienstverlening op poten is gezet. Waar we nu staan, had ik vier jaar geleden niet durven dromen. Dat is natuurlijk door heel veel mensen gerealiseerd, maar je hebt wel iemand als Paul nodig die ervaring heeft met dergelijke omvangrijke projecten, het onderwijs snapt en kennis heeft van ICT.”
“We hebben een buitengewoon resultaat neergezet met het faciliteren van onderwijs op afstand”, geeft Jaspers aan. “Vergaderingen, roosters en andere communicatie vinden nu allemaal in Microsoft Teams plaats. Beveiligingsissues zijn opgelost en Paul heeft structuur aangebracht in het overkoepelende netwerk van ICT-coördinatoren. Zou er sprake zijn van een nieuwe lockdown, dan kunnen wij gewoon door met onze werkzaamheden en het lesgeven, want de digitale basis is helemaal op orde.”
“We staan aan de vooravond van de herijking van het projectenplan”, vertelt Jaspers. “Samen met Paul ga ik weer in gesprek met de scholen en onze ICT’ers: waar staan we nu en wat moet er nog gebeuren? We gaan Microsoft Office 365 en Teams inrichten en verder uitrollen binnen de scholen en we zijn begonnen met het inrichten van een managementdashboard, zodat je op zowel school- als bestuursniveau informatie uit het leerlingvolgsysteem Magister realtime kunt presenteren. Daarnaast gaan we TOPdesk hernieuwd gebruiken als workflowtool voor alle ICT’ers, zodat we inzicht krijgen in de vragen die ons worden gesteld en welke acties daarbij horen. In de toekomst willen we naar een serverloze school, dus bepaalde infrastructuur zal worden vervangen door de cloud.”
“Magister kan nog slimmer worden gebruikt, net als andere applicaties”, geeft Vaes aan. “We streven naar inhoudelijk applicatiebeheer op schoolniveau, inclusief de stap om informatie te genereren uit al onze systemen. Voor de komst van Paul is er een stuurgroep geformeerd die aandacht besteedt aan de voortgang van het project. We zijn nu zover gekomen in ons programmaplan, dat het tijd is om die voortgangsbesprekingen weer in de reguliere kanalen te beleggen en de stuurgroep te ontbinden. Ook Paul zullen we uiteindelijk weer loslaten, maar met het vertrouwen dat we de infrastructuur, applicaties en organisatie op orde hebben en onze medewerkers voldoende handvatten hebben gekregen om zelf aan de slag te gaan.”
In 2023 werkte ik met het ICT-team aan een ICT-plan voor 2023 tot 2027. Het plan kreeg drie delen: digitale veiligheid, digitale vaardigheid en een meerjarenvisie op de ICT-organisatie.
Voor digitale veiligheid was het Normenkader IBP FO het uitgangspunt. De ICT-afdeling vertaalde het naar een eigen programma, IRIS Digitaal Veilig(er), met een werkgroep IBP waarin onder meer HR, bedrijfsvoering, de functionaris gegevensbescherming en ICT samen aan de slag gingen. De eerste grote stap: van eigen apparaten naar laptops die IRIS zelf beheert. Dat geeft grip op waar de gegevens van leerlingen en medewerkers terechtkomen. Ook een nieuwe wifi-aanbesteding en een disaster recovery plan stonden op de agenda.
Voor digitale vaardigheid was de onderwijsvisie het uitgangspunt, met ICT in een ondersteunende rol naast de i-coaches op de scholen. En de projectleiders uit het ICT-team kregen begeleiding in projectmatig werken, zodat ze het programma zelf konden dragen.
Ligt er bij jouw bestuur ook een plan dat de weg naar de scholen nog moet vinden? Dan begin ik waar Doe IT Samen begon: in gesprek met de scholen.
Truus Vaes, Voorzitter College van Bestuur Stichting IRIS CVO
Waar we nu staan, had ik vier jaar geleden niet durven dromen. Dat is natuurlijk door heel veel mensen gerealiseerd, maar je hebt wel iemand als Paul nodig die ervaring heeft met dergelijke omvangrijke projecten, het onderwijs snapt en kennis heeft van ICT.
In deze roerige digitale tijden help ik graag als ervaren ICT-adviseur, coach, loods en programmamanager+ met stevige onderwijservaring:
Ben jij zo’n bestuurder, rector, Hoofd ICT of Hoofd Bedrijfsvoering? Dan kom ik graag met je in contact.
Heleen Jaspers, hoofd Bedrijfsvoering & ICT
Paul en ik hebben een prima samenwerking: hij richt zich meer op het technische aspect van het programmaplan en ik meer op het organisatorische deel. Paul weet uit gesprekken precies de kernpunten te benoemen en deze te vertalen naar de juiste acties.
Plan een gratis kennismaking van 45 minuten
Ik gebruik cookies om te zien welke pagina's gelezen worden en om video's te kunnen tonen. Je kiest zelf; je keuze wordt een jaar onthouden.