Een nieuwe PCOU Willibrord Academie

Bij PCOU Willibrord ben ik betrokken geweest bij een prachtig project: het opzetten van een platform voor de huisacademie. Stichting PCOU bestuurt 30 scholen voor basisonderwijs en speciaal onderwijs in Utrecht en de Willibrord Stichting heeft 12 scholen voor voortgezet onderwijs in Utrecht en omgeving. Deze scholen tellen samen circa 20.000 leerlingen en er werken ongeveer 2.500 medewerkers. PCOU Willibrord wil alle medewerkers de kans geven om zich continu te ontwikkelen en te professionaliseren en dat wordt gefaciliteerd via de PCOU Willibrord Academie.

Dit project raakt echt de kern van ICT en onderwijs, met een leven lang leren als uitgangspunt. Met veel plezier heb ik hieraan meegewerkt, want wat is er mooier dan medewerkers helpen in hun persoonlijke en professionele groei en hiervoor een platform op te zetten?

Beperkingen vanuit vorig leerplatform

De voorgaande ICT-omgeving voor de academie bood PCOU Willibrord niet de mogelijkheden die ze van het platform verwachtten. “De afgelopen jaren hebben we een huisacademie voor al onze medewerkers ontwikkeld”, vertelt Mariëlle Rutten, manager van de PCOU Willibrord Academie. “Maar onze ambities bleken veel groter dan het systeem kon faciliteren.”

“We zijn een integrale huisacademie op basis van vier verschillende pijlers: opleiden, onderzoeken, professionaliseren, en innoveren. Wij willen al onze medewerkers via de huisacademie ontwikkelkansen en uitdagingen bieden gedurende hun loopbaan. Maar de ICT-infrastructuur schoot tekort om de samenwerking van collega’s binnen de academie te faciliteren en de zichtbaarheid van de academie binnen de organisatie te bevorderen. Dan loop je al snel vast.”

Keuze voor Paul Ossewold als projectleider

“We zijn toen een project gestart, op zoek naar een professioneel platform voor onze huisacademie”, vervolgt Mariëlle. “Dat wilden we wel gedegen aanpakken door eerst onze wensen in beeld te brengen. Vervolgens konden we die wensen vertalen naar een ontwerp en op basis daarvan de keuze maken voor een leerplatform. We zochten iemand om het project te begeleiden en via onze ICT-manager kwamen we bij Paul terecht. De kennis en kunde van Paul in ICT, digitalisering en onderwijs was voor ons van toegevoegde waarde.”

Rust en structuur in het project

“Paul matchte heel goed bij ons project en was precies degene waarnaar we op zoek waren”, geeft Mariëlle aan. “Zo begon onze samenwerking. Paul is gestart met het organiseren van ontwerpsessies: verschillende mensen van ons team en anderen die nauw betrokken waren bij de huisacademie, kwamen samen om onze wensen en eisen voor het nieuwe platform vast te stellen. Op basis daarvan heeft Paul een ontwerpplan gemaakt, zodat we een goed onderbouwde keuze voor een leerplatform konden maken.”

PCOU Willibrord koos voor het leerplatform van Online Academie, wat een goede match was. Er waren nauwelijks wensen waaraan Online Academie niet kon voldoen. “Ons Learning Management Systeem (LMS) heet MijnLMS”, vertelt Eefje Henkelman, projectmanager bij Online Academie. “Het is voor veel van onze klanten het startpunt voor alles wat met leren en ontwikkelen te maken heeft. Met dit integrale leerplatform kun je e-learnings integreren, klassikale trainingen plannen, nieuwe medewerkers onboarden en leerlijnen opzetten.”

We zien de laatste jaren steeds meer dat organisaties hun medewerkers iets positiefs willen brengen. Leren en ontwikkelen is een belangrijk element om medewerkers wendbaar en duurzaam inzetbaar te houden en getuigt van goed werkgeverschap.

Eefje Henkelman, projectmanager bij Online Academie.

“PCOU Willibrord ontzorgen we zo goed als mogelijk met de uitrol van MijnLMS”, zo vervolgt Eefje. “Samen met Paul hebben we een gedetailleerde planning opgezet, die we nauwgezet bewaken. Verder adviseren we de organisatie omtrent het leren en ontwikkelen en trainen we de medewerkers die het platform gaan beheren.”

Mariëlle: “Nadat Paul ons heeft geholpen met het opzetten van een ontwerpdocument, is hij bij ons aangebleven als projectmanager voor de implementatie van het leerplatform. We houden ons bezig met de inhoud ervan, maar het inrichten, opzetten en integreren van de ICT-omgeving kost tijd en vraagt om kennis en expertise. Daar konden we Pauls hulp goed bij gebruiken. Met Eefje als aanspreekpunt vanuit Online Academie heeft Paul de hele implementatie van het nieuwe platform begeleid en ons veel werkzaamheden uit handen genomen.”

De nieuwe PCOU Willibrord Academie

Het resultaat: een professionele huisacademie

PCOU Willibrord gaat nu de laatste, intensieve fase in voor livegang. “We zijn druk met het inrichten en plaatsen van de inhoud: een uitgebreid aanbod van cursussen en workshops, waarvan een groot deel wordt verzorgd door interne medewerkers”, vertelt Mariëlle. “Ook faciliteert de Academie mogelijkheden om samen onderwijsvraagstukken en -thema’s te onderzoeken, in een lerend netwerk of door praktijkonderzoek. Het aanbod is echt een combinatie van de ontwikkelingsbehoefte van individuele medewerkers, thema’s vanuit de scholen én de expertise vanuit onze eigen medewerkers. Kortom, genoeg keuze voor fysieke en online scholing: van timemanagement en mindfulness in de klas tot het oplossingsgericht coachen van collega’s. Maar ook het onderwijs wordt doorontwikkeld: het ontwerp van lessen, toetsen, en het onderzoek doen naar diverse thema’s komt allemaal samen in de PCOU Willibrord Academie.”

“Het aanbod is echt een combinatie van de behoefte die er bij de scholen leeft en de expertise vanuit onze eigen medewerkers. Kortom, genoeg keuze voor fysieke en online scholing.”

Mariëlle Rutten, Manager PCOU Willibrord Academie

“PCOU Willibrord heeft nu een professionele academie in een mooi nieuw jasje”, vult Eefje aan. “Het administratieve proces verloopt beter en gebruikers hebben allemaal een eigen dashboard. Hier vinden ze een overzicht met welke trainingen ze volgen en al hebben afgerond. Omdat het een gebruiksvriendelijk platform is, hebben beheerders veel meer tijd om zich op de inhoud te richten. Met het nieuwe leerplatform kunnen talenten binnen de organisatie goed worden benut. Het resultaat is een compleet en integraal ontwikkelportaal, waarin medewerkers elkaar goed weten te vinden.”

Hoe beviel de samenwerking met Paul?

“Tijdens het project is Paul onze spin in het web geweest”, geeft Mariëlle aan. “Hij had duidelijk grip op het project en hield stevig het overzicht. Het was voor alle betrokkenen helder wat er binnen het project gebeurde en wat de laatste stand van zaken was. Hij heeft daarvoor een projectomgeving ingericht in Microsoft Teams. Hij heeft ons echt ontzorgd en zocht afstemming op de juiste momenten. Hierdoor konden we ons volledig richten op de inhoudelijke ontwikkeling.”

“Het was erg prettig samenwerken met Paul”, vindt ook Eefje. “Wanneer het ergens stagneerde, dan kon hij bij PCOU Willibrord aan de juiste touwtjes trekken, omdat hij daar de weg wist. Zo konden we de snelheid erin houden en de planning volgen. Verder betrok Paul ook de juiste mensen bij belangrijke beslismomenten. Je merkt echt dat hij een ervaren projectleider is en affiniteit heeft met het onderwijs en digitalisering. Het was onze taak om PCOU Willibrord te ontzorgen. Het is ook wel spannend voor hen, je implementeert niet iedere dag een nieuw systeem. Samen met Paul hebben we ervoor gezorgd dat PCOU Willibrord hier niet alleen in stond en hebben we hen het vertrouwen gegeven dat het project tot een goed einde zou worden gebracht.”

Vooruitblik naar de toekomst

Op het moment van schrijven gaat PCOU Willibrord bijna live met het nieuwe platform voor de academie. “Dat is pas het begin”, vertelt Mariëlle. “Het systeem biedt ons veel mogelijkheden om verder te ontwikkelen, zoals complete leerpaden, e-learnings en een kennisbank. We worden nu in ieder geval niet meer belemmerd door het systeem, want het platform dat we nu hebben, groeit eenvoudigweg met ons mee.”

Aanbevelingen voor onderwijsinstellingen en hun huisacademie

“Een goede voorbereiding is het halve werk”, besluit Mariëlle. “We zijn blij dat we een goede basis hebben gelegd in de ontwerpsessies met Paul. Het is daarnaast aan te raden om medewerkers vanuit alle lagen van de organisatie te betrekken bij het opzetten van een nieuw leerplatform. Van het bestuur tot schoolleiders en van docenten tot medewerkers op het hoofdkantoor. Dat maakt dat je een academie kunt vormgeven die iedereen aanspreekt.”