Doe IT Samen bij Stichting IRIS CVO

In oktober 2019 ben ik als programmamanager gestart bij IRIS: een stichting waarbij 7 middelbare scholen zijn aangesloten en waar ongeveer 840 medewerkers aan het onderwijs voor meer dan 7300 leerlingen werken. Ondanks de enorme invloed van de coronacrisis op het onderwijs, zijn we in staat geweest om een programmaplan uit te voeren waarin onderwijs en ICT bijeengebracht zijn en daar ben ik ongelooflijk trots op.

Van plan tot uitvoering

Ik ben gestart met het doornemen van het IT-bestemmingsplan wat er al lag en heb met de scholen gesproken over hun IT-behoeften. Hieruit kwam een projectenkalender voort en dit programmaplan zijn we gaan uitvoeren. Enkele projecten zijn al afgerond, anderen worden nu opgepakt. Los van de digitale sprongen, noodzakelijk door de coronacrisis, verlopen de veranderingen geleidelijk. Op die manier bewaren we de rust in de organisatie en kan iedereen meekomen. Truus Vaes, voorzitter College van Bestuur Stichting IRIS CVO, en Heleen Jaspers, hoofd Bedrijfsvoering & ICT, vertellen over de stappen die IRIS heeft gezet.

Doe IT samen-programma

“We hebben een aantal jaren hard gewerkt om onze visie op papier te krijgen en hierin staat onderwijsvernieuwing centraal”, vertelt Truus Vaes. “Hieruit rolde ook een IT-bestemmingsplan om nieuwe ontwikkelingen in het onderwijs te implementeren en te faciliteren. Daar hadden we wel iemand voor nodig met de juiste expertise om dat plan ook uit te voeren bij Stichting IRIS.”

“Via LinkedIn kwamen we bij Paul terecht”, gaat Vaes verder. “Zijn ‘taal’ sprak ons aan, hij dacht echt mee vanuit onze vraagstukken en hij heeft ervaring in het onderwijs, inclusief tevreden referenten. Paul is met een kritische blik door het bestaande plan gegaan en heeft samen met de scholen de vertaling gemaakt naar een implementatieplan: ons Doe IT Samen-programma, waarvan Paul de coördinatie en projectleiding op zich nam.”

“Enkele jaren geleden zijn we gestart met het op orde brengen van de IT-basis”, vult Heleen Jaspers aan. “Met het Doe IT Samen-programma maakte Stichting IRIS de volgende stap op het gebied van slimme IT-toepassingen, volledig gedreven door waar de scholen en het onderwijs behoefte aan hebben. Dit vertaalde zich in verschillende deelprojecten rondom beveiliging, leerlingadministratie en IT-dienstverlening.”

Club ICT-coördinatoren als belangrijke schakel

“Ook coaching van de ICT-coördinatoren was onderdeel van de werkzaamheden van Paul”, vertelt Jaspers. “De ICT-coördinatoren zijn geen onderdeel van het IT-team, maar komen vanuit het onderwijs. Dat is voor ons belangrijk, want IT is meer dan kabels en stekkers en speelt een grote rol in het onderwijs en de vernieuwing daarvan. Maar we willen innoveren vanuit de leerling en niet vanuit een technisch oogpunt. Paul heeft onze ICT-coördinatoren geactiveerd en begeleid, zodat zij o.a. de megaklus van het afstandsonderwijs konden waarmaken.”

“Paul haalt informatie op en verbindt”, vult Vaes aan. “Hij blijft in gesprek met de scholen en onze interne klant is ontzettend belangrijk voor de richting die wij willen gaan. Juist de input van onze mensen vanuit het onderwijs, zoals van de ICT-coördinatoren, is voor Stichting IRIS leidend om te bepalen wat we gaan doen om verder te komen.”

Vleugels door de coronacrisis

“De impact van corona op het onderwijs was natuurlijk enorm”, zegt Vaes. “Onze scholen werden gesloten en het onderwijs moest ineens via Microsoft Teams op afstand plaatsvinden. Docenten die normaal voor de klas stonden, werden gedwongen om ineens digitaal les te geven. Het was belangrijk om die digitale kennis met elkaar te delen, daarom hielpen de early adopters docenten die meer moeite hadden met deze digitalisering. Ook organiseerden we kennissessies.”

“We hebben een enorme beweging gemaakt om te zorgen dat afstandsonderwijs van de grond kwam en daar ben ik erg trots op”, aldus Vaes. “Het Doe IT Samen-programma kreeg vleugels. Paul voert niet alleen strikt uit wat op papier staat, maar bekijkt in een nieuwe situatie, zoals de coronacrisis, welke stappen prioriteit hebben.”

“Wat we hebben neergezet is natuurlijk een teamprestatie, waarin de ICT-coördinatoren, de IT-medewerkers op de scholen, maar zeker ook Paul een belangrijke rol hebben gespeeld”, gaat Jaspers verder. “Ouders waren zeer tevreden over onze manier van handelen en dat onze scholen zo vlot digitaal les konden geven. Nu zijn de scholen gelukkig weer geopend, maar kunnen we wel die hybride vorm van lesgeven aanbieden wanneer een leerling of docent bijvoorbeeld in quarantaine moet.”

Resultaten van projectenplan

“Ieder deelproject loopt op schema of is door de coronacrisis zelfs veel sneller gegaan”, vertelt Vaes. “Nieuwe vormen van communicatie zijn ontstaan, laatst sprak een van onze rectoren 450 ouders toe via een webinar. Ook de scholen zijn zeer tevreden hoe de ICT-dienstverlening op poten is gezet. Waar we nu staan, had ik vier jaar geleden niet durven dromen. Dat is natuurlijk door heel veel mensen gerealiseerd, maar je hebt wel iemand als Paul nodig die ervaring heeft met dergelijke omvangrijke projecten, het onderwijs snapt en kennis heeft van ICT.”

“We hebben een buitengewoon resultaat neergezet met het faciliteren van onderwijs op afstand”, geeft Jaspers aan. “Vergaderingen, roosters en andere communicatie vinden nu allemaal in Microsoft Teams plaats. Beveiligingsissues zijn opgelost en Paul heeft structuur aangebracht in het overkoepelende netwerk van ICT-coördinatoren. Zou er sprake zijn van een nieuwe lockdown, dan kunnen wij gewoon door met onze werkzaamheden en het lesgeven, want de digitale basis is helemaal op orde.”

 

Pas op de plaats en vooruitblik

“We staan aan de vooravond van de herijking van het projectenplan”, vertelt Jaspers. “Samen met Paul ga ik weer in gesprek met de scholen en onze ICT’ers: waar staan we nu en wat moet er nog gebeuren? We gaan Microsoft Office 365 en Teams inrichten en verder uitrollen binnen de scholen en we zijn begonnen met het inrichten van een managementdashboard, zodat je op zowel school- als bestuursniveau informatie uit het leerlingvolgsysteem Magister realtime kunt presenteren. Daarnaast gaan we TOPdesk hernieuwd gebruiken als workflowtool voor alle ICT’ers, zodat we inzicht krijgen in de vragen die ons worden gesteld en welke acties daarbij horen. In de toekomst willen we naar een serverloze school, dus bepaalde infrastructuur zal worden vervangen door de cloud.”

“Magister kan nog slimmer worden gebruikt, net als andere applicaties”, geeft Vaes aan. “We streven naar inhoudelijk applicatiebeheer op schoolniveau, inclusief de stap om informatie te genereren uit al onze systemen. Voor de komst van Paul is er een stuurgroep geformeerd die aandacht besteedt aan de voortgang van het project. We zijn nu zover gekomen in ons programmaplan, dat het tijd is om die voortgangsbesprekingen weer in de reguliere kanalen te beleggen en de stuurgroep te ontbinden. Ook Paul zullen we uiteindelijk weer loslaten, maar met het vertrouwen dat we de infrastructuur, applicaties en organisatie op orde hebben en onze medewerkers voldoende handvatten hebben gekregen om zelf aan de slag te gaan.”